Privacyverklaring.

ProITService helpt bedrijven met websites, webshops, maatwerk development, optimalisatie, SEO en onderhoud. Voor persoonsgegevens die we voor onze eigen website, aanvragen en bedrijfsvoering verwerken, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Handelsnaam

ProITService

Juridische naam

[VUL IN: volledige naam van de verantwoordelijke onderneming]

Vestigingsadres

[VUL IN: straat, huisnummer, postcode, plaats en land]

KvK-nummer

[VUL IN: KvK-nummer, of de toepasselijke registratie]

Privacycontact

info@proitservice.nl

Deze verklaring geldt voor bezoekers van proitservice.nl, mensen die contact met ons opnemen en onze klanten en hun contactpersonen. Voor gegevens die wij uitsluitend in opdracht van een klant verwerken, gelden daarnaast de afspraken uit onderdeel 9.

Welke gegevens we verwerken, hangt af van jouw contact met ons. We ontvangen ze meestal rechtstreeks van jou. Bij een zakelijke opdracht kan jouw werkgever of een collega jouw zakelijke contactgegevens met ons delen om het project af te stemmen.

Verplichte velden in het contactformulier

De velden met een sterretje zijn verplicht voor verzending via het formulier. Je kiest ook ten minste één onderwerp. De projectinformatie helpt ons jouw aanvraag te begrijpen en onze reactie voor te bereiden. Zonder de verplichte gegevens kan het formulier niet worden verzonden. Kun je een veld niet invullen of wil je een vraag met minder informatie stellen? Mail ons dan rechtstreeks.

Reacties op de blog

Als reacties bij een artikel zijn ingeschakeld en je een reactie plaatst, verwerken we je naam, e-mailadres, reactie en eventuele website-URL. WordPress kan daarnaast je IP-adres en browserinformatie vastleggen voor moderatie en misbruikpreventie. Je gekozen naam en reactie zijn na goedkeuring openbaar; je e-mailadres publiceren we niet. Een opgegeven websiteadres kan als link zichtbaar zijn.

Voor iedere verwerking is een rechtsgrond nodig. We gebruiken jouw gegevens voor de volgende doelen:

Reageren en een voorstel makenJe aanvraag beoordelen, contact opnemen en een offerte voorbereiden.

Overeenkomst of voorbereiding daarvan wanneer je zelf de toekomstige contractspartij bent. Voor contactpersonen van bedrijven en algemene zakelijke vragen: ons gerechtvaardigd belang om aanvragen zorgvuldig te behandelen en zakelijk contact te onderhouden.

De opdracht uitvoerenWerkzaamheden plannen, bestanden en feedback uitwisselen, opleveren en afgesproken ondersteuning bieden.

Uitvoering van de overeenkomst. Voor zakelijke contactpersonen die niet zelf contractspartij zijn: ons gerechtvaardigd belang om de opdracht met hun organisatie uit te voeren.

Administratie en wettelijke plichtenFactureren, betalingen verwerken en de administratie bewaren.

Uitvoering van de overeenkomst voor facturering en betaling; een wettelijke verplichting voor gegevens die we fiscaal of op grond van andere wetgeving moeten bewaren.

De website en communicatie beschermenSpam, dubbele inzendingen, storingen en misbruik voorkomen; blogreacties modereren en geschillen behandelen.

Ons gerechtvaardigd belang bij veilige systemen, bruikbare communicatie en bescherming van onze rechten. We wegen dat belang af tegen jouw privacy en beperken de gegevens tot wat nodig is.

Websitegebruik begrijpenBekijken welke pagina’s worden bezocht en waar verbeteringen mogelijk zijn.

[VUL IN: de daadwerkelijk toegepaste grondslag voor Jetpack Stats, na controle van de configuratie; zie onderdeel 6]

Een contactaanvraag is geen inschrijving voor een nieuwsbrief. Als wij je afzonderlijk om toestemming vragen, leggen we uit waarvoor. Je mag die toestemming later intrekken; de verwerking vóór het intrekken blijft daardoor niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil kan betekenen dat we bepaalde gegevens langer moeten bewaren. Dan beperken we dat tot de relevante gegevens.

Vraag of offerte zonder opdrachtVoorstel — intern bevestigen

Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Daarna verwijderen we de aanvraag en bijbehorende correspondentie, tenzij we samen een concrete latere opvolging hebben afgesproken of een aantoonbare noodzaak voor langere bewaring bestaat.

Project- en klantgegevens

Gedurende de opdracht en de overeengekomen ondersteuningsperiode. Daarna bewaren we alleen wat nog nodig is voor wettelijke verplichtingen of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen; overige gegevens verwijderen we of leveren we terug.

Fiscale basisadministratie

In beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Voor gegevens waarvoor een bijzondere wettelijke termijn geldt, volgen we die termijn. Deze plicht geldt niet automatisch voor ieder contactbericht of ieder projectbestand.

Formulierbeveiliging

De tijdelijke tellers en verzendcontrole zijn, afhankelijk van hun functie, maximaal 24 uur geldig. De eigen contactplugin bewaart daarvoor afgeleide controlewaarden en statusinformatie, niet de volledige formulierinhoud. Dit staat los van de aanvraag die per e-mail binnenkomt.

Serverlogs en back-ups

[VUL IN: werkelijke bewaartermijn van hosting- en e-maillogs, back-uprotatie en uitzonderingen bij incidenten]

Jetpack Stats

Automattic vermeldt voor Stats-logs met IP-adressen en eventuele WordPress.com-gebruikersnamen een bewaartermijn van 28 dagen. Dit is geen algemene termijn voor alle verzamelde rapportages of overige systemen. Bekijk de toelichting van Jetpack.

Openbare blogreacties

Zolang de reactie relevant is bij het gepubliceerde artikel. Bij verwijdering van het artikel of een geldig verwijderverzoek beoordelen we ook de bijbehorende reactiegegevens en eventuele wettelijke uitzonderingen.

Tijdelijke technische geldigheid is niet hetzelfde als directe fysieke verwijdering uit iedere database of back-up. Verwijderde gegevens kunnen nog aanwezig zijn totdat een back-up volgens de vastgestelde rotatie wordt overschreven.

Voor onze dienstverlening gebruiken we leveranciers. Zij krijgen toegang voor zover dat nodig is voor hun taak. Als een leverancier uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, leggen we afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.

• Hostinger: hosting en e-mailvoorzieningen, waaronder het verwerken en afleveren van contactaanvragen. De exacte contractspartij, opslaglocaties en eventuele onderaannemers hangen af van onze afgenomen diensten.
• Automattic / Jetpack: websitebezoek en interacties voor Jetpack Stats. Meer informatie staat in onderdeel 6.
• Ondersteunende dienstverleners: voor zover wij ze inschakelen, bijvoorbeeld boekhouding, technisch beheer of projectondersteuning. Zij ontvangen alleen gegevens die nodig zijn voor hun werkzaamheden.
• Bevoegde instanties en adviseurs: als een wettelijke verplichting, controle of een noodzakelijk juridisch traject dat vereist.

We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Internationale leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Voor zo’n doorgifte is een geldige waarborg nodig, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig met aanvullende maatregelen.

[VUL IN: bevestigde leveranciers, betrokken landen en de daadwerkelijk toepasselijke doorgiftewaarborgen voor de gebruikte Hostinger- en Automattic-diensten]

Je kunt via info@proitservice.nl informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen. Bekijk ook de privacyinformatie van Hostinger en de informatie van Automattic voor websitebezoekers.

Cookies en vergelijkbare technieken kunnen informatie op jouw apparaat opslaan of uitlezen. Voor strikt noodzakelijke functies is niet altijd toestemming nodig. Voor tracking en andere toestemmingsplichtige technieken is vooraf een vrije, duidelijke keuze nodig. Alleen deze verklaring lezen of de website blijven gebruiken is geen toestemming.

Bevestiging van jouw contactaanvraag

Het formulier gebruikt tijdelijke browseropslag (sessionStorage) om de verzendbevestiging op de bedankpagina te tonen. Daarin staan een aanvraagreferentie, tijdstip en verzendstatus, niet jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer of bericht. De bevestiging wordt maximaal 30 minuten als geldig gebruikt. De opslag is gekoppeld aan de browsersessie en kan via de browser worden verwijderd.

WordPress kan daarnaast tijdelijk opslaan of jouw browser emoji ondersteunt. Wanneer je inlogt op het beheer van de website, zijn sessie- en beveiligingscookies nodig. Een keuze om bij een blogreactie je naam en e-mailadres in de browser te onthouden is, als die functie wordt aangeboden, optioneel.

Jetpack Stats van Automattic

Onze website laadt Jetpack Stats om bezoek aan pagina’s en interacties, zoals klikken op externe links, te meten. Volgens de productdocumentatie verwerkt deze functie onder meer IP-adres, bezochte en verwijzende URL, browserinformatie, taal, land en tijdstip. Bij ingelogde WordPress.com-gebruikers kunnen ook accountgegevens worden verwerkt. Wij zien statistische overzichten, niet de individuele IP-adressen in het statistiekdashboard.

Dat een statistiekendienst zonder bepaalde cookies kan werken, betekent niet automatisch dat deze geen persoonsgegevens verwerkt of zonder verdere beoordeling mag worden ingeschakeld.

Jouw keuzes

Via je browser kun je opgeslagen cookies en websitegegevens bekijken en verwijderen. Het blokkeren van noodzakelijke opslag kan invloed hebben op functies, zoals de bevestiging na het verzenden van een formulier. Als verwerking op toestemming berust, moet je die toestemming ook weer eenvoudig kunnen intrekken. Een privacyvraag of bezwaar kun je altijd per e-mail aan ons doorgeven.

Externe links, bijvoorbeeld naar een projectwebsite, brengen je naar een andere aanbieder. Voor wat die aanbieder op zijn eigen website verwerkt, geldt diens privacyverklaring.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en de risico’s. De website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding. Het contactformulier controleert inzendingen en beperkt herhaald verzenden om spam en misbruik tegen te gaan.

Toegang tot persoonsgegevens hoort beperkt te zijn tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Voor projecttoegang spreken we af welke accounts en rechten nodig zijn. Deel geen inloggegevens via een openbare reactie of een gewoon contactformulier.

Geen systeem is volledig risicoloos. Denk je dat gegevens onbedoeld openbaar zijn geworden of dat iemand zonder toestemming toegang heeft? Meld dit via info@proitservice.nl, zodat we de situatie kunnen onderzoeken. Als een datalek moet worden gemeld, volgen we de toepasselijke wettelijke meldplichten.

De AVG geeft je rechten over jouw persoonsgegevens. Welke rechten in een situatie gelden, hangt af van de verwerking en de wettelijke voorwaarden. Open hieronder een onderwerp voor uitleg.

Hoe behandelen we jouw verzoek?

We reageren zonder onnodige vertraging, in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Binnen de eerste maand laten we weten waarom dat nodig is.

Bij redelijke twijfel over jouw identiteit kunnen we aanvullende, passende informatie vragen. We vragen niet standaard om een volledig identiteitsbewijs. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Als we niet of niet volledig aan jouw verzoek kunnen voldoen, leggen we uit waarom.

Geautomatiseerde beslissingen

Het contactformulier gebruikt automatische technische controles tegen spam en dubbele inzendingen. Een projectaanvraag wordt inhoudelijk door een persoon beoordeeld. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier wezenlijk treffen.

Een klacht indienen

Je kunt met een klacht rechtstreeks terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij een andere bevoegde Europese toezichthouder. Je hoeft daarvoor niet eerst contact met ons op te nemen, maar we helpen je graag bij een vraag of probleem.

Bij ontwikkeling, onderhoud of ondersteuning kunnen we toegang krijgen tot persoonsgegevens in een website of webshop van een klant. Bijvoorbeeld gegevens uit formulieren, bestellingen of gebruikersaccounts.

Als we die gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant verwerken, handelen we als verwerker. De klant bepaalt dan het doel en de middelen en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen privacyverklaring en rechtsgrond. We leggen onder meer instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, toegang en verwijdering of teruggave vast in een verwerkersovereenkomst.

Gebruik je een website die wij voor een klant hebben gemaakt en wil je daar je privacyrechten uitoefenen? Neem dan contact op met die organisatie. We ondersteunen de klant waar dat nodig is. Voor onze eigen klantadministratie blijven wij zelf verantwoordelijk.

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, de verwerking van persoonsgegevens of de wetgeving verandert. Op deze pagina staat de actuele versie met de wijzigingsdatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je waar dat nodig is ook afzonderlijk; als opnieuw toestemming nodig is, vragen we die.

Heb je een vraag? Mail naar info@proitservice.nl met het onderwerp ‘Privacyvraag’. Vermeld alleen de gegevens die we nodig hebben om jouw vraag te behandelen.